意藍科技導入TS 5.0知識檢索系統　營運管理效率再提昇

「員工的人力與時間應該花在主要業務上，而不是浪費時間找尋文件。」

- 沈政傑 JJ Shen

面對日新月異的資訊技術發展及組織人員的快速成長，國內知識管理領導廠商意藍科技除了運用該公司的eKM系統來管理相關的知識相關文件與資訊之外，近來更引進龍捲風科技的TS 5.0知識檢索系統，針對公司既有檔案伺服器的資料保存動作，提供內容搜尋機制，不僅將公司成立至今近十年來的資料做有效的管理，也讓許多封存的有價值資訊重見天日，使得許多新進員工，可以利用TS 5.0做為單一知識檢索入口，快速掌握前人的工作經驗與知識。而TS 5.0直覺式的介面與低廉的導入成本，也讓意藍科技的所有同仁，在不知不覺中使用了新的資訊利器，對於該公司的營運管理效率大幅提昇。

企業最完整的資訊通常散落在最無法有效管理的檔案伺服器裡

雖然本身是知識管理的專業廠商，意藍科技資源統合部副總經理沈政傑也不諱言，知識管理工具的導入，對於有歷史的企業來說，並無法完全涵蓋企業的全部知識。「畢竟系統的導入有時間差的問題及選擇性的差別，最完整的知識其實還是散落在各個檔案伺服器及員工的工作本機中。」沈政傑強調，對於公司MIS人員而言，最頭痛的問題即在於從企業成立至今的龐大資料，無法被有效管理的狀況。MIS傳統的檔案管理方式，不外乎建立一台檔案伺服器，提供足夠的空間讓員工自行使用。「在公司沒有一套完整的規範之下，公司員工又對於檔案伺服器已有直覺化的儲存資料習慣，讓檔案伺服器內的文件雜亂無比。」沈政傑表示，通常員工都是根據個人的檔案命名邏輯，與自己習慣的自定分類，來做資料的儲存。不過這樣的資料儲存方式，隨著資料量日益龐大，卻成為MIS人員最頭痛的問題。

「我們常常接到同仁的電話，要我們幫忙找一份重要的文件，但是卻連存放路徑，甚或檔名都不記得。」沈政傑表示，多數同仁都只能提供一些關鍵字或資料，但是如何從上萬份檔案中，精準找出確定的文件，猶如大海撈針。尤其多數文件的命名常常是以個人的思考邏輯組成，或是關鍵字都必須比對過檔案內文才能知道，找資料成為最痛苦的工作，也浪費不少MIS人員與同仁的時間。

Windows 網路磁碟機 + TS 5.0知識檢索系統，就是最佳的入門文管系統

「Windows 網路磁碟機 + TS 5.0知識檢索系統，就是最佳的入門文管系統。」沈政傑這麼說。為了有效解決同仁在資料上搜尋與管理的問題，沈政傑經過多家廠商的比較，選定了TS 5.0知識檢索系統。其高效率、準確的檢索能力，馬上節省了大部份的搜尋時間，進而提高了工作效率。「在50,000筆的龐大資料下，TS 5.0知識檢索系統僅僅只要花2秒時間，就可以精準又完整的將所要檢索的資料一次呈現。」沈政傑說，比起人工方式一個個點開資料夾，再做每個檔案的人工比對的方式，TS 5.0知識檢索系統可以讓找資料變得輕鬆，同仁也可以將時間放在核心業務上，而不再為找資料所苦。

徹底解決人員交接的資料疏漏問題

TS 5.0知識檢索系統除了精準搜尋與完整呈現的效能，其對於各種異質資料源的搜尋能力，也同樣令沈政傑大為讚賞。「有時因為職務異動的狀況，會有新進人員的交接，新人通常會大頻率地利用搜尋的功能，將各種可能的有用資料全部收集起來，類似上述情形，對於不同資料源的一次檢索，TS 5.0知識檢索系統就發揮了他的功能。」TS 5.0知識檢索系統除了可以搜尋不同伺服器的檔案資料，還可以同時檢索網站、資料庫，甚至連外部的資料也可以一併搜尋，「同仁不需要在不同搜尋系統間切換，不需要擔心檔案格式的問題，就可以完整的找出他們要的文件。」

五分鐘系統導入、使用者直覺式操作，省時、省錢低門檻

「對MIS而言，除了效能的主要考量，最重要的是可以快速導入，又能符合成本。」沈政傑表示，TS 5.0知識檢索系統不但安裝容易，只要花五分鐘就可以快速完成，其操作介面平易近人，所有的員工可不需額外訓練就能馬上上手，使用門檻極低；更重要的是，不需要安裝額外軟硬體，即可上線運作，並且在不影響原先檔案伺服器的資料儲存架構下，發揮優秀的檢索能力。「基本上只要一安裝好，所有的同仁馬上就可以利用TS 5.0知識檢索系統找資料，這就是MIS部門最終想要的效果。」

「員工的人力與時間應該花在主要業務上，而不是浪費時間找尋文件。」沈政傑說。意藍科技僱請員工工作，絕對不希望將寶貴工作時間浪費在找資料中，為了讓員工的工作效率提高，TS 5.0知識檢索系統的導入，絕對是明智之舉。「快速地找到正確資料，幫助同仁處理日常事務，同時也能增進工作的效率與效能。」對意藍科技而言，找文件再也不是麻煩事，只要輕鬆一按，任何資料都找得到，同時達成了資料完整保存利用及人員知識能力快速交接的目標，同時大幅提昇營運管理效率。