龍捲風焦點
意藍科技導入TS 5.0知識檢索系統，營運管理效率再提昇
沈政傑 JJ Shan 意藍科技 資源統合部副總經理
面對日新月異的資訊技術發展及組織人員的快速成長，國內知識管理領導廠商─意藍科技除了運用該公司的eKM系統來管理相關的知識相關文件與資訊之外，近來更引進龍捲風科技的TS 5.0知識檢索系統，針對公司既有檔案伺服器的資料保存動作，提供內容搜尋機制，不僅將公司成立至今近十年來的資料做有效的管理，也讓許多封存的有價值資訊重見天日，使得許多新進員工，可以利用TS 5.0做為單一知識檢索入口，快速掌握前人的工作經驗與知識。而TS 5.0直覺式的介面與低廉的導入成本，也讓意藍科技的所有同仁，在不知不覺中使用了新的資訊利器，對於該公司的營運管理效率大幅提昇。
企業最完整的資訊通常散落在最無法有效管理的檔案伺服器裡
雖然本身是知識管理的專業廠商，意藍科技資源統合部副總經理沈政傑也不諱言，知識管理工具的導入，對於有歷史的企業來說，並無法完全涵蓋企業的全部知識。「畢竟系統的導入有時間差的問題及選擇性的差別，最完整的知識其實還是散落在各個檔案伺服器及員工的工作本機中。」沈政傑強調，對於公司MIS人員而言，最頭痛的問題即在於從企業成立至今的龐大資料，無法被有效管理的狀況。MIS傳統的檔案管理方式，不外乎建立一台檔案伺服器，提供足夠的空間讓員工自行使用。「在公司沒有一套完整的規範之下，公司員工又對於檔案伺服器已有直覺化的儲存資料習慣，讓檔案伺服器內的文件雜亂無比。」沈政傑表示，通常員工都是根據個人的檔案命名邏輯，與自己習慣的自定分類，來做資料的儲存。不過這樣的資料儲存方式，隨著資料量日益龐大，卻成為MIS人員最頭痛的問題。
「我們常常接到同仁的電話，要我們幫忙找一份重要的文件，但是卻連存放路徑，甚或檔名都不記得。」沈政傑表示，多數同仁都只能提供一些關鍵字或資料，但是如何從上萬份檔案中，精準找出確定的文件，猶如大海撈針。尤其多數文件的命名常常是以個人的思考邏輯組成，或是關鍵字都必須比對過檔案內文才能知道，找資料成為最痛苦的工作，也浪費不少MIS人員與同仁的時間。
「員工的人力與時間應該花在主要業務上，而不是浪費時間找尋文件。」-沈政傑 JJ Shan
Windows 網路磁碟機 + TS 5.0知識檢索系統，就是最佳的入門文管系統
「Windows 網路磁碟機 + TS 5.0知識檢索系統，就是最佳的入門文管系統。」沈政傑這麼說。為了有效解決同仁在資料上搜尋與管理的問題，沈政傑經過多家廠商的比較，選定了TS 5.0知識檢索系統。其高效率、準確的檢索能力，馬上節省了大部份的搜尋時間，進而提高了工作效率。「在50,000筆的龐大資料下，TS 5.0知識檢索系統僅僅只要花2秒時間，就可以精準又完整的將所要檢索的資料一次呈現。」沈政傑說，比起人工方式一個個點開資料夾，再做每個檔案的人工比對的方式，TS 5.0知識檢索系統可以讓找資料變得輕鬆，同仁也可以將時間放在核心業務上，而不再為找資料所苦。
徹底解決人員交接的資料疏漏問題
TS 5.0知識檢索系統除了精準搜尋與完整呈現的效能，其對於各種異質資料源的搜尋能力，也同樣令沈政傑大為讚賞。「有時因為職務異動的狀況，會有新進人員的交接，新人通常會大頻率地利用搜尋的功能，將各種可能的有用資料全部收集起來，類似上述情形，對於不同資料源的一次檢索，TS 5.0知識檢索系統就發揮了他的功能。」TS 5.0知識檢索系統除了可以搜尋不同伺服器的檔案資料，還可以同時檢索網站、資料庫，甚至連外部的資料也可以一併搜尋，「同仁不需要在不同搜尋系統間切換，不需要擔心檔案格式的問題，就可以完整的找出他們要的文件。」
五分鐘系統導入、使用者直覺式操作，省時、省錢低門檻
「對MIS而言，除了效能的主要考量，最重要的是可以快速導入，又能符合成本。」沈政傑表示，TS 5.0知識檢索系統不但安裝容易，只要花五分鐘就可以快速完成，其操作介面平易近人，所有的員工可不需額外訓練就能馬上上手，使用門檻極低；更重要的是，不需要安裝額外軟硬體，即可上線運作，並且在不影響原先檔案伺服器的資料儲存架構下，發揮優秀的檢索能力。「基本上只要一安裝好，所有的同仁馬上就可以利用TS 5.0知識檢索系統找資料，這就是MIS部門最終想要的效果。」
「員工的人力與時間應該花在主要業務上，而不是浪費時間找尋文件。」沈政傑說。意藍科技僱請員工工作，絕對不希望將寶貴工作時間浪費在找資料中，為了讓員工的工作效率提高，TS 5.0知識檢索系統的導入，絕對是明智之舉。「快速地找到正確資料，幫助同仁處理日常事務，同時也能增進工作的效率與效能。」對意藍科技而言，找文件再也不是麻煩事，只要輕鬆一按，任何資料都找得到，同時達成了資料完整保存利用及人員知識能力快速交接的目標，同時大幅提昇營運管理效率。
實際導入TS 5.0畫面
TS 5.0幫助教授在浩瀚資料海中快速找到所需
隨著電子化文件興起，加上企業營運過程中的資料量不斷增加，如何保存資料與管理，已成為現在企業能否繼續成長甚至是關乎其存續的重要關鍵。龍捲風科技始終相信一句話：「每個企業都該擁有精準的知識檢索能力」，這也是龍捲風科技提供快、狠、準的知識檢索系統 TS 5.0，帶給使用者智慧型的搜尋功能以及跨資料格式的分析能力的目的。而今，隨著學術發展的高度數位化，學術機構對於資料搜尋的強烈需求已不亞於一般企業，不管來自於文管類科系亦或是資管類系所，都以實際的肯定與鼓勵，帶給我們繼續前進的動力。
資訊科系教授的親身體驗 ~ 實驗室管理的得力助手
台大資訊管理所畢業的楊博士從研究生時代起便長期以研究室為家，妥善利用眾多已畢業學長留下來的報告等相關重要文獻內容, 以及快速的建立研究計劃相關文件的檢索或查詢，一直是他研究生學術追求的重要目標。在企業界友人的推薦下，楊助教試用了龍捲風科技的 TS 5.0 知識檢索系統，試用過後讓楊助教感到相當興奮，他發現 TS5.0 可以協助他做到：
- 實驗室歷年來研究成果管理
許多實驗室的學生在畢業前匆忙留下諸如論文、報告、作業、讀書清單等學術資料，這些有用資訊卻因每個人分類名稱、索引管理方式的相同，讓日後需要參考的成員在搜尋過程備感辛苦。TS 5.0全文檢索功能讓這類大量、多樣且無從整理的資料源有了方便的搜尋依歸，實驗室可以快速地建立起索引，方便查詢。
- 研究議題相關文獻管理
老師與學生們常會建立研究主題相關的參考文件的書目、內文以及摘要或報告等，利用TS 5.0建立研究室專屬的文獻全文檢索，針對特定資料源內的研究主題做搜尋，不但方便老師學生們查詢與做檢索, 也避免過多的重複資料充斥在個別檔案空間裡。
- 研究計劃的有效管理
在研究室中老師經常會同時帶領許多的研究計劃，每個計畫均會產生大量的計劃書、成果、報告等文件，以及數據圖表等，不論是正在進行中或是已完成的研究計劃，目前都沒有一種很方便的查詢工具可以使用。TS 5.0正可以滿足這樣的需求，並可以針對Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML、XML甚至database等做檢索，讓各種研究計畫能被單一搜索入口有效管理。
龍捲風活動
下載試用Tornado Search 5.0 龍捲風知識檢索系統，奪獎金10萬！
自2008/10/1起至2008/10/31止，只要下載TS 5.0 知識檢索系統試用版本進行試用，並回答題目至藍色小舖活動討論區寫下您的試用感想，龍捲風將會選出最符合題目情境的試用心得前三名，最高可獲得獎金NT$100,000！還在等什麼？現在立即下載Tornado Search 5.0 龍捲風知識檢索系統。
Hello ! Tech Ed 2008 ! 龍捲風來囉 !
台灣軟體界年度技術盛會Tech‧Ed 2008，23日上午在微軟全球副總裁Steve Guggenheimer 精采有趣的演說中揭開序幕，第一天現場便吸引超過2500人參與盛會，現場用萬頭鑽動來形容絕不誇張，工作人員將事前因颱風可能侵台所準備的七大備案拋諸腦後，與所有參與貴賓盡情投入這場年度軟體饗宴！
我們笑稱，龍捲風來了，颱風也該退避三舍！Tech‧Ed 2008的主題是：「學習、連結與探索（Learn、Connect、Explore）」，對龍捲風而言，今年確實也是個重新學習、加強連結以及探索市場趨勢的一年。今年龍捲風以一系列整合性的搜尋解決方案做為參展的重點，包括從前端的紙本文件數位化開始，然後利用 MOSS索引機制搭配 Tornado OCR IFilter 增益集，將電子化紙本文件檔案經由 OCR 辨識後建立索引，最後再搭配龍捲風中文搜尋增益集來進行電子畫紙本文件檔案的全文搜索，強大的搜尋功能讓使用者不但可以搜尋到含有搜尋字串的電子化紙本文件，還可以搜尋到 OCR 辨識錯誤而形成的同形字。
我們此次有幸成為微軟的BPIO特別夥伴，可在微軟的 MOSS Server 上提供各式的加值服務，除了微軟特別協助以抽獎來利誘參加者參觀我們的攤位之外，也由於龍捲風的解決方案實在對企業用戶而言實在是太有吸引力了，龍捲風的攤位總是擠滿詢問與觀看Demo的人群，看著我們的顧問群無間斷的替來賓講解著產品的特性與操作守則，問卷也不停的傳進來，當然，我們精美可愛的紀念品也居功厥偉。
龍捲風非常重視此次Tech‧Ed 2008 的盛會，除了攤位上有全方位解決方案的展示之外，也參與了今年首度舉辦的互動式說明會，利用簡單的簡報與近距離互動讓有興趣的群眾能更理解我們的產品訴求，在中午吃飯時間這個冷門時段，龍捲風的互動是座談會依舊吸引了近30位貴賓蒞臨與我們互動，龍捲風的產品魅力可見一般。
重頭戲還有龍捲風兩位首席技術顧問受邀於貴賓廳對著近 200 人所演講的主題：「你要找什麼？Microsoft Office SharePoint Server 2007 的企業搜尋功能」。內容精采讓台下觀眾始終聚精會神，直到演講完畢後都還有許多人圍著講師發問問題，久久不肯離去。
除了嚴肅正經的議題之外，龍捲風也希望帶給與會者歡樂與難忘的參與感與回憶，我們派出了全場獨有的 4 個龍捲風造型人偶，除了現場發送資料講義與小贈品之外，也可以與熱情的群眾合影留念。看著人手一袋龍捲風資料袋的景觀，以及川流不息的攤位人潮，加上舞台活動時大家賣力喊著「龍捲風！龍捲風！」時的熱情，我們知道，今年我們沒有白來，我們已經盡力將龍捲風最好的都傳遞給大家了。感謝微軟！感謝大家！我們明年 Tech‧Ed 2009 再會！
